Quelles sont les durées légales de conservation des documents ?

Les documents civils et commerciaux

Entrepreneurs et entreprises, à vos stylos ! Dans le cadre d’une relation commerciale, les documents de transports de marchandises et les documents bancaires se doivent d’être conservés pendant 5 ans. Les déclarations en douane, elles, sont à ne pas jeter pendant 3 ans. Pour tous les autres documents comme les factures fournisseurs ou clients, les contrats conclus par voie électronique, les bons de commande ou de livraison, eux, sont à précieusement trier et garder pendant 10 ans. La conservation des documents professionnels, souvent les plus importants, sont à conserver pour être toujours prêt en cas de contrôle.

Les documents et pièces comptables

Tous les livres et registres comptables ainsi que leurs justificatifs doivent être conservés par vos soins pendant 10 ans.

Les documents fiscaux

Comme le stipule l’article L102B du Livre des procédures fiscales : « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans […] ». La conservation de documents fiscaux est primordiale, notamment pour ceux concernant :

Les documents sociaux

Tous les statuts de la société doivent être conservés durant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. La conservation des documents relatifs au compte annuel (annexe, compte de résultat, bilan…) s’élève à 10 ans. Pour les feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou conseil d’administration et convocations, ils sont à conserver pendant 3 ans.

Quelles sanctions en cas de non conservation des documents ?

Peu le savent, mais ne pas respecter la durée de conservation des documents peut vous valoir des sanctions ! C’est le cas pour les papiers fiscaux par exemple. L’article 1734 du Code Général des Impôts précise que l’absence de vos documents fiscaux est passible d’une amende de 10 000 €. Elle est «applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.». N’hésitez donc pas à vérifier que vous avez bien tous vos documents et à les trier par la même occasion !